Wie Excel Makros funktionieren und wie Sie Ihrem Unternehmen helfen können.

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Wie Excel Makros funktionieren und wie Sie Ihrem Unternehmen helfen können.

Excel ist mehr oder weniger heutzutage das Synonym für Tabellenkalkulationsprogramme. Ohne Zweifel gehört diese Software zu den meist verwendeten Tools in Unternehmen weltweit. Vom Einzelunternehmen über KMUs bis zu großen Weltkonzernen alle verwenden Excel, doch nur die wenigsten verwenden es wirklich effizient. In Excel schnell zum Ziel zu kommen ist relativ einfach und erfordert kein bis kaum Know-How. 

Schon in ein paar Minuten und einer kurzen Online-Recherche hat man sein gewünschtes Excel-Sheet, das die verschiedensten simplen Berechnung ausführt. So schnell der Einstieg auch funktionieren mag, das wirkliche Potential von Excel wird dabei nicht ausgeschöpft. Vielmehr wird nur die Spitze des Eisbergs, von dem was Excel wirklich kann, angekratzt. 

Es werden viele Optionen ausgelassen mit welchen man seine Excel-Workflows und Tabellen um einiges beschleunigen könnte. Resultat ist, dass man zum Beispiel Arbeitsabläufe zwar mit der eigenen Excel-Lösung halbwegs abbilden kann aber jedoch extrem ineffizient arbeitet und somit viel Zeit und Geld auf der Strecke liegen lässt.  

Makros und VBA als Lösung

Sie haben sicher bereits gehört von den sogenannten Excel-Makros. Spätestens beim Öffnen eines Excel-Dokuments, dass jemand anderer und nicht Sie angelegt haben. In der Regel wird man gefragt ob man diese Makros aktivieren möchte oder nicht. Doch was sind eigentlich diese Makros?

Ganz einfach erklärt Makros sind Aufzeichnungen von Eingaben in Excel, das heißt ein Makro kann zum Beispiel lauten: “Öffne Registerkarte Formatierung, Setze die Einstellung XY auf den Wert Z”. Dieses Makro kann dann z.B. durch einen gewisse Tastenkombination gestartet werden – STRG + ALT + L.

Natürlich werden in der Regel Makros ein wenig komplexer ausfallen und benötigen mehr Zeit in ihrer Erstellungen. Es dauert jedoch meistens nicht lange bis man auch hier wieder an seine Grenzen stößt und die gewünschte Funktion rein durch das Aufzeichnen von Makros nicht mehr möglich ist.

Hier kommen dann Experten wie wir ins Spiel. Mit professioneller Programmierung in VBA können wir nahezu jede Funktion die Sie in Ihrem Excel-Sheet benötigen abbilden. Abläufe können automatisiert werden und ersparen so Ihren Mitarbeitern eine große Menge an Zeit.

Automatisierte Berichterstellung

Damit Sie ein Gefühl dafür bekommen wie viel Potential hinter der individuellen Excel-Programmierung steckt, möchte ich Ihnen hier ein kleines Beispiel erzählen, dass ich im Auftrag einer Firma in den letzten Jahre umgesetzt habe und für den Auftraggeber einen Performance-Boost von mehr als 500% erzielt habe.

Ausgangspunkt war eine mittelgroße Excel-Tabelle die aufgrund verschiedenster Daten eine PDF Datei erstellt hat. Hier wurden diverse Berechnungen die anhand ca. 20 verschiedener Eingangsdaten berechnet. Jedoch war es so, dass diese Daten nicht immer gleich aufgebaut waren, das bedeutet, dass eine Eingabe das Eintragen von 18 Informationen und die andere 25 benötigte. Damit die verschiedensten Eingaben verarbeitet werden konnten wurden in der Excel Tabelle viele verschiedene Blätter angelegt die alle nahezu ident waren außer, dass sie unterschiedliche Anzahlen von Informationen benötigten.

Des Weiteren war es notwendig, das Ergebnis-Blatt nach erfolgreicher Berechnung auszudrucken. Hierzu wurde das Tabellenblatt zuerst als PDF gespeichert und dann im Windows-Dateiexplorer ausgedruckt.

Ein weiterer zeitfressender Punkt war, dass sich Eingaben oftmals wiederholten bzw. nur eine bestimmte Anzahl an verschiedenen Werten haben konnte.

Performance-Boost Lösung

Damit nun eine optimale Lösung für den Auftraggeber entwickelt werden konnte haben wir das bestehende Ablaufmodell mit den Mitarbeitern analysiert und die Schwachstellen herausgefiltert. Das von uns anschließend programmierte Excel-Sheet hatte die Möglichkeit, dass die Eingabe nur noch in einem Excel-Blatt notwendig war. Das von uns programmierte Makro erkannten autonom welche Anzahl an Informationen es bekam und adaptierte die Berechnung selbstständig.

Jene Felder die nur eine gewisse Anzahl von Werten besitzen konnte bekamen eigene dynamische Dropdown Listen. Der Export und Druck wurde in das Excel-Sheet integriert, das bedeutet, dass in der Tabelle selbst ein Button integriert war, der bei einen Klick automatisch ein PDF erstellte und gleichzeitig den Druck dessen startete.

Diese Änderungen der Excel Tabelle mit effizienter Programmierung spezieller Makros verhalf den Mitarbeitern zu einer Produktivitätssteigerung von mehr als 500%. Das ist nur eines von vielen Beispielen, wie alleine durch individuelle Excel-Programmierung viel kostbare Zeit gewonnen werden und Fehler verringert werden können.

Individual Software: Wie Ihnen maßgeschneiderte Software hilft, zeitraubende Tätigkeiten aus Ihrem Unternehmen zu verbannen.

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